Outlook Hatalı Kurallar Uyarısı Çözümü: Kurallar Devre Dışı Kaldıysa

Yazar: Sercan Alyurt · Yayın: Güncellendi:

Windows ve Office 14 görüntülenme
Outlook logosu ve 'Outlook hatalı kurallar — kurallar çalışmıyor veya (hatalı) görünüyor: çözüm adımları' başlıklı kart

Outlook’ta kuralların yanında kırmızı bir Hata yazısı görüyorsanız, “Bir veya daha fazla kural Microsoft Exchange’e yüklenemiyor ve devre dışı bırakıldı” uyarısı alıyorsanız ya da “Sunucudan kurallar okunurken bir hata oluştu” iletisiyle karşılaşıyorsanız kurallarınız çalışmıyor demektir. Gelen iletiler klasörlere taşınmaz, yeni kural da kaydedilmez. Bu yazıda önce hangi mesajda hangi yöntemin işe yaradığını, ardından her yöntemi adım adım, hata dalıyla birlikte veriyoruz. Anlatım klasik Outlook (outlook.exe) içindir; Microsoft’un Türkçe ve İngilizce destek sayfalarına dayanır.

Hızlı çözüm: belirtiye göre hangi yöntem?

Ekranda gördüğünüz mesaja göre aşağıdan yolunuzu seçin:

  • “Bir veya daha fazla kural Microsoft Exchange’e yüklenemiyor ve devre dışı bırakıldı” ya da yeni kural kaydedilmiyor: çoğunlukla kural kotası dolmuştur. Bu yazının ilk yoludur, hemen aşağıda.
  • Bir kural kırmızı ve yanında “Hata” yazıyor: tek kural bozuktur. “Hata işaretli tek kuralı düzeltme” bölümüne gidin.
  • “Sunucudan kurallar okunurken bir hata oluştu”: sunucudaki kural kümesi okunamıyor. “Sunucudan kurallar okunurken hata” bölümüne gidin.
  • “Bu bilgisayardaki kurallar, Microsoft Exchange’deki kurallarla eşleşmiyor”: Outlook’u güncelleyin, soruda Sunucu’yu seçin.
  • “The Rule has a condition that the server cannot process” ya da PST’ye taşıyan kural: kural sunucuda çalışamıyordur. İlgili bölüme bakın.
  • Yöneticisiniz ve tek bir kuralı silmek istiyorsunuz: PowerShell bölümüne bakın.

Reklam

Kota hatası için birinci yol

Mesaj yer yetersizliğinden söz ediyorsa Exchange’deki kural kotası dolmuştur. Kullanıcı olarak sırayla şunları yapın:

  1. Önce kuralları yedekleyin. Outlook’ta Dosya > Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresini açın. İngilizce arayüzde Options > Export Rules yolunu izleyin; Türkçe arayüzde Seçenekler menüsündeki dışa aktarma komutunu kullanın. Çıkan .rwz dosyasını güvenli bir yere kaydedin.
  2. Kullanılmayan kuralları devre dışı bırakın veya silin. Microsoft’a göre kota yalnızca etkin kurallar için geçerlidir; devre dışı kuralların sayısında kısıt yoktur.
  3. Benzer kuralları birleştirin. Aynı klasöre taşıyan birkaç kuralı tek kuralda toplayın, sonra gereksiz olanları silin.
  4. Kural adlarını kısaltın. Dosya > Bilgi > Kuralları ve Uyarıları Yönet > Kuralı Değiştir > Kuralı Yeniden Adlandır yolunu kullanın.

Yöneticiyseniz kotayı da kontrol edin. Aşağıdaki komut, Exchange Online PowerShell ile posta kutusunun mevcut kural kotasını gösterir. Değeri not edin, geri alma için gerekir:

Get-Mailbox -Identity "kullanici@sirket.com" | Format-List RulesQuota

Değer 256 KB’ın altındaysa, aşağıdaki komut kotayı 256 KB’a çıkarır:

Set-Mailbox -Identity "kullanici@sirket.com" -RulesQuota "256 KB"

Exchange Online’da 256 KB üst sınırdır; geçerli aralık 32-256 KB’dır ve bu sınırın üzerine çıkılamaz. Değer zaten 256 KB ise bu komutun faydası olmaz, kullanıcı tarafındaki küçültme adımlarına devam edin. Microsoft, bu özelliğin bir Active Directory önbellek özniteliği olduğunu ve değişikliğin etkili olmasının iki saate kadar sürebileceğini belirtiyor.

Geri alma: Silinen veya değiştirilen bir kuralı özlerseniz, aynı pencerede dışa aktardığınız .rwz dosyasını içe aktarın. Kotayı yönetici olarak değiştirdiyseniz, not ettiğiniz eski değeri yine Set-Mailbox -RulesQuota ile geri yazın.

Bu adım işe yaramazsa: kuralları küçülttüğünüz halde uyarı sürüyorsa kuralın hedefi bir PST dosyası olabilir ya da başka bir kural bozuktur. Aşağıdaki bölümlerden mesajınıza uyanı izleyin.

Neden oluyor?

Microsoft’un belgelerine göre iki ana neden var. Birincisi, sunucuda kuralların saklandığı alan dolmuştur. Exchange Online’da Outlook ve Web’de Outlook’taki tüm kurallar toplamda 256 KB ile sınırlıdır; sınıra ulaşınca yeni kural oluşturamaz ya da var olan kuralı güncelleyemezsiniz. Kural sayısı için ayrı bir üst sınır yoktur, önemli olan kuralların kapladığı alandır. İkincisi, kuralın parametreleri sunucu tarafından desteklenmiyordur. Hedef klasörün posta kutusunun dışında, örneğin bir PST dosyasında olması buna tipik örnektir.

Sahada en sık gördüğümüz durum, yıllar içinde biriken taşıma kurallarının kotayı doldurmasıdır. Her yeni bülten, müşteri ya da proje için bir kural eklenir, eskiler silinmez. Bir gün yeni bir kural kaydedilmez ve kurallar devre dışı kalır.

Hata işaretli tek kuralı düzeltme

Klasik Outlook’ta çalışmayan kural, kurallar listesinde kırmızıyla vurgulanır ve “Hata” ile etiketlenir. Microsoft’un önerdiği düzeltme şöyledir:

  1. Dosya > Kuralları ve Uyarıları Yönet yolunu açın. Düzenlenmesi gereken bozuk kural olduğunu belirten bir ileti çıkarsa Tamam’a basın.
  2. Hata işaretli kuralın yanındaki onay kutusunu seçin.
  3. Pencerenin altındaki Kural açıklaması bölümünde altı çizili bağlantılara tıklayın. Eksik ya da geçersiz klasörü, kişiyi veya koşulu yeniden seçin ve Tamam’a basın.
  4. Kuralı artık istemiyorsanız onay kutusunu işaretleyip Sil’e basın.

Düzenlemeden önce yukarıdaki gibi .rwz yedeği alın; sorun çıkarsa içe aktararak eski haline dönersiniz.

Bu adım işe yaramazsa: kural düzeltilemiyor ya da yeniden Hata görünüyorsa kuralı silin ve Web’de Outlook’ta yeniden oluşturun (sonraki bölüm). Yeni Outlook istemci taraflı kuralları desteklemez; orada böyle bir kural görünürse “Bu kural düzenlenemez veya görüntülenemez” uyarısı alırsınız. Çözüm, kuralı Ayarlar > Posta > Kurallar bölümünde yeniden oluşturmaktır.

Reklam

Sunucudan kurallar okunurken hata oluşursa

“Sunucudan kurallar okunurken bir hata oluştu. Sunucu kurallarının biçimi tanınmadı.” hatasını Microsoft inceleme altında olan bir sorun olarak listeliyor. Microsoft’un verdiği tek geçici çözüm, tüm kuralları silip baştan oluşturmaktır. Bunu en az zararla şu sırayla yapın:

  1. Yedek alın. Outlook açılabiliyorsa kuralları .rwz olarak dışa aktarın. Dosyanın sunucu kurallarını da kapsayıp kapsamadığını doğrulayamadık; kuralların koşul ve eylemlerini ayrıca bir not dosyasına yazmanızı öneririz.
  2. Web’de Outlook’ta kuralları silin. Tarayıcıdan posta kutunuza girin, Ayarlar > Posta > Kurallar bölümünde kuralları silin, sonra gerekenleri yeniden oluşturun. Web’de oluşturulan kural sunucu tarafında çalışır.
  3. Outlook’u yeniden başlatın ve hata iletisinin gidip gitmediğine bakın.

Bu adım işe yaramazsa: son çare olarak /cleanrules anahtarını kullanın. Bu komut istemci ve sunucu kurallarını siler. Dikkat: profilinizde birden fazla posta kutusu varsa bağlı tüm hesapların kurallarını siler. Microsoft, bu komutu yalnızca profilde tek hedef posta kutusu varken çalıştırmanızı önerir. Önce Outlook’u kapatın, Win+R ile Çalıştır kutusunu açın ve şunu yazıp Tamam’a basın:

outlook.exe /cleanrules

Yalnızca sunucu kurallarını silmek istiyorsanız aynı pencerede şu komutu kullanın:

outlook.exe /cleanserverrules

Outlook açıldığında kuralları yeniden oluşturun. Geri alma için dışa aktardığınız .rwz dosyasını içe aktarabilirsiniz. Aynı listede geçen /cleanclientrules anahtarının açıklamasını kaynakta doğrulayamadık, bu yüzden önermiyoruz.

Kurallar Exchange’dekilerle eşleşmiyor uyarısı

“Bu bilgisayardaki kurallar, Microsoft Exchange’deki kurallarla eşleşmiyor. Yalnızca tek bir kural kümesi tutulabilir. Hangi kuralları saklamak istiyorsunuz?” sorusu, Microsoft’un 2020 tarihli bir hatasıdır ve düzeltilmiştir. Yapılacaklar:

  1. Outlook’u güncelleyin: Dosya > Office Hesabı > Güncelleştirme Seçenekleri > Şimdi Güncelleştir.
  2. Soru çıkarsa Sunucu‘yu seçin.
  3. Outlook’a dönün ve devre dışı bırakılmış tüm kuralları yeniden etkinleştirin.

Bu adım işe yaramazsa: güncelleme sonrası soru yine çıkıyorsa kota ya da sunucudan okuma hatası söz konusudur. Yukarıdaki ilgili bölüme dönün. Bu yöntemin güncel derlemelerde geçerliliğini Microsoft’un sayfası 2020 tarihli olduğu için ayrıca denetlemedik.

“Server cannot process” uyarısı ve PST’ye taşıyan kurallar

“The Rule has a condition that the server cannot process. The action ‘stop processing more rules’ will prevent all remaining server rules from being carried out” uyarısı kota hatası değildir. Hedef klasör posta kutusunun dışındaysa, yani PST dosyasında ya da “Bu bilgisayarda” bir klasördeyse sunucu iletiyi taşıyamaz. Şunları yapın:

  1. Kuralı Dosya > Kuralları ve Uyarıları Yönet > Kuralı Değiştir yoluyla açın. Hedef klasörü posta kutusunun içindeki bir klasör olarak seçin.
  2. Kuralda “Bu bilgisayarda yalnızca” kutusu varsa temizleyin. PST kullanmaya devam edecekseniz PST dosyasını en kısa yola taşıyın, örneğin C:\posta.pst.
  3. “Daha fazla kural işlemeyi durdur” seçeneğini yalnızca sonraki kuralların atlanmasını gerçekten istiyorsanız bırakın.
  4. Gerekirse kuralı Web’de Outlook’ta oluşturun; orada oluşturulan kural sunucu tarafı kural olur.

Bu adım işe yaramazsa: kuralı silip Web’de Outlook’ta sıfırdan yazın. Uyarı yalnızca bu kural için çıkıyorsa tüm kuralları silmenize gerek yoktur.

Yönetici için PowerShell ile kural silme

Hangi kuralın sorun çıkardığını biliyorsanız yönetici olarak tek kuralı kaldırabilirsiniz. İlk komut, posta kutusundaki kuralları Exchange Online PowerShell ile listeler. Silmeden önce çıktıyı kaydedin:

Reklam

Get-InboxRule -Mailbox kullanici@sirket.com

Aşağıdaki komut, adı verilen tek kuralı siler:

Remove-InboxRule -Mailbox kullanici@sirket.com -Identity "ProjeA-KlasoreTasi"

Önemli uyarı: Microsoft’a göre Exchange PowerShell’de bir Inbox kuralı oluşturduğunuzda, değiştirdiğinizde, sildiğinizde, etkinleştirdiğinizde ya da devre dışı bıraktığınızda Outlook’un oluşturduğu istemci taraflı kurallar da kaldırılır. -AlwaysDeleteOutlookRulesBlob anahtarı yalnızca bu uyarıyı gizler, istemci kurallarını korumaz. Bu yüzden kullanıcıdan önce .rwz yedeği almasını isteyin.

Geri alma: Silinen kuralı Get-InboxRule çıktısındaki bilgilerle ya da kullanıcının .rwz yedeğiyle yeniden oluşturun. Bu adım işe yaramazsa: kural adı bulunamıyorsa Get-InboxRule çıktısındaki adı harfiyen kopyalayın; yine olmazsa kullanıcı kurallarını Web’de Outlook’tan silip yeniden yazsın.

Düzeldiğini nasıl anlarsınız?

  • Kuralları ve Uyarıları Yönet penceresinde kırmızı Hata işareti yoktur ve kurallar etkin kalmıştır.
  • Yeni bir kural oluşturup Tamam’a bastığınızda uyarı çıkmadan kaydedilir.
  • Yöneticiyseniz aşağıdaki komutun çıktısında RulesQuota değeri 256 KB görünür: 
    Get-Mailbox -Identity "kullanici@sirket.com" | Format-List RulesQuota
  • Kendinize kuralın koşuluna uyan bir test iletisi gönderdiğinizde ileti doğru klasöre taşınır.

Yeni bir kural eklediğinizde yeniden “yüklenemiyor” uyarısı alıyorsanız kota hâlâ doludur; birkaç kuralı daha birleştirin ya da devre dışı bırakın.

Tekrar yaşamamak için

Kuralları yılda bir gözden geçirin: kullanılmayanları devre dışı bırakın, kısa adlar verin ve aynı klasöre taşıyan kuralları birleştirin. Üçüncü taraf bir blog, uzun alıcı listeleri yerine dağıtım listesi kullanmayı ve PST yollarını kısaltmayı da öneriyor. Kuralları değiştirmeden önce her zaman .rwz yedeği alın. Outlook’ta başka bir sorunla uğraşıyorsanız Outlook TLS hatası çözümü yazımıza, profil taşırken kişi önerilerini kaybetmemek için Outlook otomatik tamamlama listesini yedekleme yazımıza göz atabilirsiniz.

Sorun çözülmezse ne yapmalı?

Yukarıdaki yöntemleri sırayla denediyseniz ve hata sürüyorsa hata metnini, Outlook sürümünüzü ve ne zaman başladığını not edin. Posta kutusu kurumsal ise bu bilgileri Exchange yöneticinize iletin. Bilgisayarınızda yerinde destek almak isterseniz Çerkezköy’deki BT servisimiz Dexter Bilişim yardımcı olabilir.

Kaynaklar